Od kiedy są kary za KSeF?
Kary za KSeF zaczną obowiązywać 1 stycznia 2027 r. – tę datę wejścia w życie przepisów o karach wskazuje tekst jednolity ustawy o VAT (Dz.U. 2026 poz. 1263). Termin może się przesunąć o rok, jeśli Sejm uchwali przygotowaną przez Ministerstwo Finansów nowelizację.
| Okres | Co grozi za fakturę wystawioną poza KSeF |
|---|---|
| 1 lutego – 31 grudnia 2026 r. | Brak kary pieniężnej i brak postępowania karnego skarbowego w zakresie naruszeń obowiązku KSeF |
| 1 stycznia – 31 grudnia 2027 r. | Kara do 100% VAT lub do 18,7% kwoty brutto. Jeśli przed 1 stycznia 2027 r. wejdzie w życie projekt odroczenia, w tym roku kary nie będą nakładane |
| od 1 stycznia 2028 r. | Kara do 100% VAT lub do 18,7% kwoty brutto niezależnie od losów projektu |
Kary grożą tylko za faktury, które muszą trafić do KSeF. Faktura dla konsumenta, czyli osoby prywatnej bez działalności gospodarczej, jest z tego obowiązku wyłączona (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT), więc możesz ją wystawić w PDF albo na papierze bez ryzyka kary.
Kary za KSeF w 2026 roku
W 2026 r. urząd skarbowy nie nakłada kar pieniężnych za fakturę wystawioną poza KSeF ani za spóźnioną wysyłkę, bo przepisy o tych karach jeszcze nie obowiązują. Nie grozi Ci za nie także odpowiedzialność z Kodeksu karnego skarbowego. Od 1 lutego 2026 r. nie wszczyna się postępowania karnego skarbowego za fakturę wystawioną poza KSeF ani za spóźnione dosłanie faktury offline lub awaryjnej (art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT). To wyłączenie nie ma daty końcowej i obowiązuje także po starcie kar pieniężnych.
Kodeks karny skarbowy działa dalej tam, gdzie problem nie wynika z samego KSeF. Niezależnie od tego, czy dokument trafił do KSeF, art. 62 KKS przewiduje karę za:
- niewystawienie faktury albo odmowę jej wydania
- wystawienie faktury wadliwej, czyli bez wymaganych danych
- wystawienie faktury nierzetelnej, czyli niezgodnej z rzeczywistością, albo posługiwanie się taką fakturą
Karę ponosi osobiście właściciel albo osoba, która zajmuje się w firmie rozliczeniami, a nie sama firma.
Brak kar za KSeF do końca 2027 roku? Projekt ustawy
Odroczenie kar za błędy w KSeF do 31 grudnia 2027 r. to na razie projekt, a nie obowiązujący przepis. Ministerstwo Finansów zapowiedziało je w komunikacie z 16 września 2026 r., a 23 września 2026 r. w Rządowym Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o VAT (nr UD477 w wykazie prac legislacyjnych rządu), który zakłada przesunięcie startu kar z art. 106ni na 1 stycznia 2028 r. Projekt jest na etapie rządowym i nie trafił jeszcze do Sejmu. Musi go przyjąć Rada Ministrów, uchwalić Sejm i Senat oraz podpisać Prezydent, a do tego czasu wiąże termin z ustawy.
Projekt dotyczy wyłącznie kar, a nie obowiązku. Według komunikatu ministerstwa w 2027 r. KAS będzie:
- przede wszystkim wspierać firmy i przypominać im o obowiązku KSeF
- reagować na faktury wystawiane poza systemem
- sprawdzać, czy niestosowanie KSeF nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku
Od 1 stycznia 2027 r. niezależnie od projektu zaczyna też obowiązywać obowiązek podawania numeru KSeF przy płatności przelewem między czynnymi podatnikami VAT (art. 108g ustawy o VAT).
Zobacz też: Identyfikator KSeF na przelewie – płatności i identyfikator zbiorczy
Kara za brak faktury w KSeF – ile wynosi?
Kara za brak faktury w KSeF może wynieść do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze wystawionej poza systemem, a gdy faktura nie zawiera VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem, czyli całej kwoty do zapłaty (art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT). Te stawki są już zapisane w ustawie, ale w 2026 r. nie są stosowane – urząd będzie mógł nakładać kary od 1 stycznia 2027 r., a jeśli wejdzie w życie projekt odroczenia, od 1 stycznia 2028 r.
Karę będzie nakładał naczelnik urzędu skarbowego w decyzji, a Ty zapłacisz ją w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji, bez osobnego wezwania.
| Kto wystawia fakturę poza KSeF | Przykładowa faktura | Ile może wynieść kara (maksymalnie) |
|---|---|---|
| Czynny podatnik VAT, stawka 23% | 2 000 zł netto + 460 zł VAT | 460 zł (100% VAT) |
| Czynny podatnik VAT, stawka 8% | 5 000 zł netto + 400 zł VAT | 400 zł (100% VAT) |
| Podatnik zwolniony z VAT | 3 000 zł ze stawką „zw” | 561 zł (18,7% z 3 000 zł) |
Ustawa wyznacza górną granicę, a nie stałą stawkę. O tym, ile faktycznie zapłacisz, zdecyduje urząd. Weźmie pod uwagę m.in.:
- wagę i okoliczności naruszenia oraz czas jego trwania
- to, czy podobne naruszenia zdarzały się wcześniej
- działania, które firma podjęła dobrowolnie, żeby uniknąć skutków naruszenia
- korzyść, jaką firma osiągnęła dzięki naruszeniu
- u osoby fizycznej także jej sytuację osobistą
Kary nie będzie, jeśli naruszenie wynikło z siły wyższej. Urząd nie nałoży jej też, gdy naruszenie ma znikomą wagę, a firma przestała naruszać przepisy – wtedy skończy się na pouczeniu. Te zasady wynikają z Kodeksu postępowania administracyjnego, a ich stosowanie do kar KSeF potwierdziło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację nr 17163 z 7 czerwca 2026 r.
Nowe firmy nie mają przy karach KSeF dodatkowej ochrony. W wielu innych sprawach urząd musi najpierw wezwać firmę działającą krócej niż rok do naprawienia błędu i może ją ukarać dopiero wtedy, gdy tego nie zrobi. Przy karach KSeF urząd będzie mógł nałożyć karę od razu – także na firmę w pierwszym roku działalności.
Kara za niewysłanie faktury do KSeF
Za niewysłanie faktury do KSeF w terminie grozi ta sama kara co za fakturę wystawioną poza systemem – do 100% VAT albo do 18,7% kwoty brutto. Dotyczy to faktur, które wystawiasz poza KSeF w sytuacjach awaryjnych i musisz później dosłać do systemu:
- tryb offline24, czyli wystawienie faktury bez połączenia z KSeF – wysyłasz ją najpóźniej następnego dnia roboczego
- niedostępność KSeF ogłoszona przez Ministerstwo Finansów – wysyłasz fakturę najpóźniej następnego dnia roboczego po jej zakończeniu
- awaria KSeF ogłoszona komunikatem na stronie ministerstwa – masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii
Karę możesz dostać także wtedy, gdy faktura wystawiona w jednym z tych trybów nie jest zgodna ze strukturą FA(3), czyli obowiązującym wzorem faktury w KSeF. Nie dotyczy to awarii, o której ministerstwo informuje tylko w mediach, bo nie może opublikować komunikatu na swojej stronie – faktur z tego okresu w ogóle nie wysyłasz do KSeF.
Zobacz też: KSeF nie działa? Tryb offline24, błędy i terminy dosłania faktur
Jak Fakturownia ogranicza ryzyko kar KSeF?
Fakturownia ogranicza ryzyko kar KSeF, bo nie musisz ręcznie przesyłać faktur do systemu – po jednorazowym uwierzytelnieniu firmy integracja Fakturowni z KSeF wysyła je bezpośrednio z programu do fakturowania. Ryzyko spóźnienia albo błędu w fakturze zmniejszają też inne funkcje:
- faktury powstają w strukturze FA(3), której wymaga KSeF
- po włączeniu automatycznej wysyłki faktur do KSeF każda zapisana faktura trafia do systemu bez dodatkowego kliknięcia
- na liście faktur widać status wysyłki każdego dokumentu do KSeF, więc łatwo zauważysz fakturę, która nie trafiła do systemu
- gdy nadanie numeru KSeF trwa zbyt długo, program może sam wystawić fakturę w trybie offline24 – wystarczy włączyć tę opcję w ustawieniach integracji z KSeF
- błąd w wysłanej fakturze poprawisz fakturą korygującą wysłaną do KSeF, a w razie potrzeby korektą do zera, którą program przygotuje i wyśle automatycznie
Kary KSeF od 2027 dla firm z limitem 10 000 zł
Firmy, które w 2026 r. wystawiały faktury poza KSeF w ramach limitu 10 000 zł miesięcznie, od 1 stycznia 2027 r. mają ten sam obowiązek i podlegają tym samym karom co pozostali podatnicy. Limit obowiązuje tylko do 31 grudnia 2026 r. i obejmuje sprzedaż brutto z faktur wystawionych w danym miesiącu, a nie cały przychód firmy. Z tym dniem kończy się też możliwość wystawiania faktur z kasy rejestrującej poza KSeF.
Zobacz też: Paragon z NIP i faktura uproszczona w KSeF od 1 stycznia 2027 roku
Kary KSeF dla podatnika zwolnionego z VAT
Podatnikowi zwolnionemu z VAT grożą te same kary KSeF co czynnemu podatnikowi, z tą różnicą, że jego faktury nie wykazują VAT, więc kara może wynieść do 18,7% kwoty brutto z faktury. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia podmiotowego (do 240 000 zł sprzedaży w roku) wystawia faktury firmom w KSeF na tych samych zasadach co czynny podatnik VAT. Z KSeF wyłączone są faktury firm z innych krajów UE korzystających w Polsce ze zwolnienia dla małych przedsiębiorstw (art. 113a VAT). Polska firma na zwolnieniu podmiotowym z art. 113 takiego wyjątku nie ma.
Przykład: prowadzisz jednoosobową działalność zwolnioną z VAT i w styczniu 2027 r. wystawiasz firmie trzy faktury po 2 500 zł w PDF, poza KSeF.
- jeśli kary ruszą zgodnie z obecną ustawą, maksymalna kara za każdą fakturę wyniesie 467,50 zł (18,7% z 2 500 zł), czyli łącznie do 1 402,50 zł
- jeśli wejdzie w życie projekt odraczający kary, urząd nie nałoży kary za te faktury w 2027 r., ale nadal będą one wystawione z naruszeniem obowiązku
Zobacz też: Jak wystawić fakturę w KSeF bez VAT? KSeF dla podatników zwolnionych z VAT
Nie wysłałem faktury do KSeF – co zrobić?
Fakturę, która nie trafiła do KSeF, trzeba jak najszybciej uzupełnić w systemie, a sposób postępowania zależy od tego, jak ta faktura powstała:
- Zwykła faktura, która nie trafiła do KSeF. Faktura w KSeF jest wystawiona dopiero w dniu, w którym prześlesz ją do systemu. Jeśli zapisałeś ją w programie, ale jej nie wysłałeś, formalnie nie została jeszcze wystawiona. Wyślij ją do KSeF niezwłocznie i sprawdź, czy mieścisz się w ustawowym terminie wystawienia faktury. W Fakturowni wyślesz zapisany dokument do KSeF bez tworzenia go od nowa. Jeśli klient dostał już PDF tej faktury, zanim trafiła do KSeF, taki dokument jest fakturą wystawioną poza systemem.
- Faktura offline24, z awarii lub niedostępności KSeF. Takie faktury są wystawiane poza systemem i trzeba je dosłać do KSeF w ustawowym terminie. W 2026 r. spóźnienie nie skutkuje karą, ale po starcie kar faktura dosłana po terminie może nią zostać objęta.
- Faktura wystawiona całkowicie poza KSeF, np. jako PDF. Takiej faktury nie da się po prostu dosłać do systemu, a sposób postępowania zależy od sytuacji.
To ogólne kierunki postępowania, a nie indywidualna porada. W razie wątpliwości potwierdź rozwiązanie ze swoim księgowym.
Zobacz też: Jak anulować fakturę w KSeF – i co zrobić w razie błędu
Najczęstsze pytania o kary KSeF
Czy w 2026 roku są kary za KSeF?
Nie. W 2026 r. urząd skarbowy nie nakłada kar pieniężnych za wystawienie faktury poza KSeF ani za spóźnioną wysyłkę, a art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT wyklucza w takich przypadkach postępowanie karne skarbowe.
Co grozi za niewystawienie faktury w KSeF?
Za wystawienie faktury poza KSeF, np. papierowej albo w PDF, gdy masz obowiązek korzystania z systemu, grozi kara pieniężna do 100% kwoty VAT z faktury albo do 18,7% kwoty brutto, jeśli faktura nie wykazuje VAT – od dnia, w którym zaczną obowiązywać przepisy o karach. Jeśli nie wystawisz faktury w ogóle, odpowiadasz na podstawie art. 62 Kodeksu karnego skarbowego, tak jak przed wprowadzeniem KSeF.
Ile wynosi kara za niewysłanie faktury do KSeF?
Za spóźnione wysłanie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline24, w czasie awarii lub niedostępności systemu grozi kara do 100% kwoty VAT z tej faktury albo do 18,7% kwoty brutto, gdy faktura jest bez VAT. To górna granica – naczelnik urzędu skarbowego ustala wysokość kary w decyzji, biorąc pod uwagę okoliczności naruszenia. Według obowiązującej ustawy urząd będzie mógł nakładać tę karę od 1 stycznia 2027 r., a w 2026 r. nie jest ona stosowana.
Czy kary za KSeF zostaną odroczone?
Ministerstwo Finansów chce odroczyć kary za KSeF do 31 grudnia 2027 r. i 23 września 2026 r. opublikowało w tej sprawie projekt nowelizacji ustawy o VAT (UD477), który jest jeszcze na etapie prac rządowych. Do czasu uchwalenia i ogłoszenia nowelizacji obowiązuje termin z ustawy, czyli 1 stycznia 2027 r. Odroczenie nie dotyczy samego obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Czy mała firma zapłaci karę za KSeF w 2027 roku?
Mała firma, która w 2026 r. korzystała z limitu 10 000 zł miesięcznie, od 1 stycznia 2027 r. musi wystawiać faktury w KSeF. Według obowiązującej ustawy za fakturę wystawioną poza systemem grozi jej od tej daty kara pieniężna, a jeśli wejdzie w życie projekt odraczający kary, pierwsze kary będą możliwe od 1 stycznia 2028 r.
O autorze
Specjalistka marketingu. Zajmuje się optymalizacją procesów, SEO oraz copywritingiem w obszarze fakturowania i prowadzenia firmy. Optymalizuje strony pod SEO i GEO, przygotowuje landing pages i pisze artykuły na firmowego bloga. Po godzinach – miłośniczka home designu, upcyclingu i projektów DIY.