Jak zmienić biuro rachunkowe?

Prowadzenie firmy jest nierozerwalnie związane z prowadzeniem księgowości. Chociaż dla wielu osób prawo podatkowe i stosy faktur czy umów stanowią największy koszmar w byciu przedsiębiorcą, nie taki diabeł straszny jak go malują! Szczególnie, gdy posiadasz wsparcie specjalistów. Właśnie dlatego zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się oddać swoją księgowość w ręce biura rachunkowego, podczas gdy sami mogą poświęcić się w pełni rozwojowi firmy bez obawy o formalności. 

Może się jednak okazać, że wybrane przez nas biuro rachunkowe nie wywiązuje się ze swoich obowiązków tak dobrze, jak obiecywało. Czasem powstają też problemy w komunikacji. Jeśli zastanawiasz się nad zmianą biura rachunkowego to trafiłeś idealnie. Przeprowadzimy Cię przez ten proces w kilku prostych krokach i podpowiemy, jak zweryfikować dobrego usługodawcę. 

Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe? Sytuacje, które powinny Cię zaalarmować

Jeśli zastanawiasz się nad zmianą biura rachunkowego na pewno masz ku temu dobre powody. Możesz też mieć wątpliwości co do tego czy wszystko jest dopilnowane jak należy. Przedstawiamy kilka sytuacji, które powinny cię zaalarmować i skłonić do tego, aby zmienić biuro rachunkowe. 

• Niewłaściwa komunikacja i dostępność. Jeśli trudno jest uzyskać kontakt z osobą odpowiedzialną za obsługę księgową w Twoim biurze rachunkowym, a odpowiedzi na Twoje pytania są opóźnione lub niekompletne, zdecydowanie warto przemyśleć dalszą współpracę.
• Błędy w rozliczeniach. Regularne występowanie błędów w rozliczeniach podatkowych lub księgowych może wskazywać na niekompetencję lub nieuwagę biura rachunkowego. W takim wypadku nie powinieneś zastanawiać się zbyt długo nad zmianą dotychczasowego usługodawcy.
• Brak dostosowania do zmian w przepisach podatkowych. Jeśli biuro rachunkowe nie śledzi zmian w przepisach podatkowych i nie dostosowuje się do nich, firma może ponieść dodatkowe koszty związane z niezgodnością z prawem podatkowym. Koniecznie zwróć na to uwagę!
• Opóźnienia w składaniu deklaracji i dokumentów. Opóźnienia w składaniu ważnych dokumentów podatkowych lub deklaracji mogą prowadzić do kar i niepotrzebnego stresu. To sytuacje, w których przedsiębiorcy powinna “zapalić się czerwona lampka”, skłaniająca do zmiany biura.
• Brak zaufania. Jeśli utraciłeś zaufanie do biura rachunkowego, na przykład ze względu na brak przejrzystości czy wiele negatywnych opinii, to jest to ważny sygnał, że należy rozważyć zmianę. Oddając swoją firmę w ręce księgowych, powinieneś w pełni ufać ich kompetencjom.
• Wzrost kosztów usług. Jeśli koszty obsługi księgowej znacząco wzrosły, a jakość usług nie poprawiła się, może to być powód do rozważenia alternatywnych opcji.
• Zmiana priorytetów firmy. Jeśli Twoja firma zmienia swoją strategię lub rozszerza swoje działania, a obecne biuro rachunkowe nie jest w stanie dostosować się do tych zmian, może to wymagać poszukiwania nowego partnera księgowego, i nie ma w tym nic złego! Powinieneś dbać przede wszystkim o interesy własnego przedsiębiorstwa. 

Powodów może być wiele, a te opisane wyżej to jedynie przykłady alarmujących sytuacji. Niezależnie od pobudek możesz podjąć decyzję o zmianie, a załatwienie formalności wcale nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać.

Sprawdź także: O czym należy pamiętać wybierając swojego księgowego?

Zmiana biura rachunkowego w 5 krokach

Krok 1: Znajdź idealne biuro rachunkowe dla Twojej firmy

Najpierw zastanów się, dlaczego chcesz zmienić biuro rachunkowe. Czy są konkretne problemy czy oczekiwania, które obecne biuro nie spełnia? To pomoże Ci określić, czego oczekujesz od nowego biura. Następnie przeszukaj rynek i wybierz nowe biuro rachunkowe, które spełni Twoje oczekiwania. Upewnij się, że nowe biuro ma odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w Twojej branży, zwróć uwagę na opinię ich dotychczasowych klientów oraz na firmy, z którymi biuro aktualnie współpracuje. Warto już na tym etapie skontaktować się z nowym biurem, aby upewnić się, że podejmie się obsługi Twojej firmy. 

Krok 2: Wypowiedz umowę poprzedniemu biuru rachunkowemu

Przeczytaj umowę, którą podpisałeś z obecnym biurem rachunkowym, aby dowiedzieć się, jakie warunki regulują zakończenie współpracy i ewentualne okresy wypowiedzenia. Zadbaj o to, aby współpraca z nowym biurem rachunkowym zaczęła się od razu w momencie, w którym stara umowa wygasa. W ten sposób księgowość Twojej firmy ani na chwilę nie pozostanie bez opieki. 

Jak powinno wyglądać wypowiedzenie umowy biururachunkowemu?

Wypowiedzenie umowy biuru rachunkowemu powinno być zrobione w formie pisemnej i zawierać takie elementy jak:

• Dane identyfikacyjne. Wypowiedzenie powinno zawierać pełne dane firmy lub osoby, która wypowiada umowę oraz dane biura rachunkowego.
• Data wypowiedzenia. Określ datę, od której umowa ma zostać wypowiedziana. Upewnij się, że ta data jest zgodna z wymaganym okresem wypowiedzenia, jeśli taki istnieje.
• Powód wypowiedzenia. Możesz przedstawić krótko powód wypowiedzenia umowy, na przykład niezadowolenie z usług biura czy zmiana strategii firmy.
• Prośba o przekazanie dokumentacji. Poproś biuro rachunkowe o przekazanie wszelkich dokumentów i danych związanych z Twoją firmą. Sporządź listę dokumentów, które muszą być zwrócone.
• Podpis. Podpisz wypowiedzenie i załącz swoje pełnomocnictwo, jeśli jest to konieczne.

Krok 3: Odwołaj pełnomocnictwa i zabierz dokumentację

Gdy biuro rachunkowe wyda Ci wszystkie dokumenty, upewnij się, że są kompletne i gotowe do przekazania nowemu usługodawcy. Pamiętaj o bardzo ważnym kroku, jakim jest odwołanie pełnomocnictwa do reprezentowania cię przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym. 

Krok 4: Udziel nowych pełnomocnictw i przekaż dokumentację

Odebraną od poprzedniego biura dokumentację przekaż w ręce nowego usługodawcy. Podpisz umowę z nowym biurem rachunkowym, określając warunki współpracy, koszty usług i inne istotne szczegóły oraz udziel nowemu biurowi rachunkowego pełnomocnictwa do reprezentowania Twojej firmy. Musisz w tym celu złożyć na piśmie formularz UPL-1. Pamiętaj, że dokumenty dotyczące odwołania i udzielanie pełnomocnictwa muszą być złożone na piśmie. Forma elektroniczna nie jest dopuszczalna. Warto rozważyć zawarcie umowy z nowym biurem rachunkowym przed wygaśnięciem umowy z poprzednim - jest to dobry czas na udzielenie wszelkich pełnomocnictw, aby w momencie odwołania pełnomocnictw poprzedniego biura rachunkowego, te dla nowego były już aktywne.

Krok 5: Zgłoś zmianę w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej

Gdy dopniesz wszystkich formalności i zmienisz biuro rachunkowe, masz 7 dni na złożenie zawiadomienia o tej zmianie Urzędu Skarbowego. W tym celu zaktualizuj informacje w CEIDG aktualizując wpis w zakresie podmiotu prowadzącego księgowość, miejsca przechowywania dokumentacji oraz daty zaistnienia zmiany.

Sprawdź także: 10 pomysłów co można wrzucić w koszty

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? Na co zwrócić uwagę?

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego jest niezwykle ważnym wyborem. Od tego będzie zależeć nie tylko bezpieczeństwo finansowe firmy, ale również Twój spokój o to, że wszystko jest dopięte na czas. Oto kilka czynników na które warto zwrócić uwagę przy wyborze biura rachunkowego:

• Doświadczenie i kwalifikacje. Upewnij się, że biuro rachunkowe ma doświadczenie i kwalifikacje odpowiednie dla Twojej branży i rodzaju działalności.
• Rekomendacje i opinie. Zapytaj innych przedsiębiorców lub firm o rekomendacje i opinie na temat biur rachunkowych, które rozważasz. Opinie klientów mogą być cennym źródłem informacji. Zwróć uwagę na to, z jakimi markami współpracuje biuro oraz co piszą na jego temat w sieci.
• Usługi dostosowane do Twoich potrzeb. Wybierz biuro, które oferuje usługi dostosowane do Twoich indywidualnych potrzeb i rozmiaru Twojej firmy. Zastanów się, czy wolisz większe biuro z szerokim spektrum usług czy mniejsze, bardziej lokalne biuro, które bardziej zaangażuje się w Twoją firmę.
• Cena i koszty. Porównaj ceny usług biur rachunkowych i upewnij się, że są one zgodne z Twoim budżetem. Oczywiście, nie tylko cena jest istotna, ale także jakość usług.
• Lokalizacja. Zastanów się, czy preferujesz biuro rachunkowe w pobliżu Twojej firmy lub czy jesteś gotów współpracować zdalnie. Jeśli odrzucasz pomysł współpracy zdalnej zadbaj o to, aby mieć komfortowy dojazd do siedziby biura.
• Praktyka etyczna. Sprawdź, czy biuro rachunkowe przestrzega zasad etyki zawodowej i jest wiarygodne.
• Umowa i warunki współpracy. Przeczytaj umowę dokładnie, zwracając uwagę na warunki współpracy, koszty usług, okres wypowiedzenia i inne kluczowe zapisy.
• Komunikacja. Sprawdź, jak często biuro rachunkowe będzie dostępne do komunikacji i wsparcia. Skuteczna komunikacja jest kluczowa w obszarze księgowości.

Przed dokonaniem ostatecznego wyboru, przeprowadź dokładne badanie rynku i porównaj różne biura rachunkowe. Rozmawiaj z potencjalnymi partnerami księgowymi, zadawaj pytania i dopilnuj, aby byli w stanie zrozumieć Twoje potrzeby biznesowe i dostarczyć odpowiednie usługi.

Sprawdź także: Samodzielne prowadzenie księgowości czy usługi biura księgowego - co wybrać? Poznaj plusy i minusy obu rozwiązań

FAQ: najczęściej zadawane pytania dotyczące zmiany biura rachunkowego

Biuro rachunkowe a prywatna księgowa - jaka jest różnica?

Różnica między biurem rachunkowym a prywatną księgową polega na tym, że biuro rachunkowe to firma specjalizująca się w obszarze księgowości, która zazwyczaj obsługuje wiele klientów, podczas gdy prywatna księgowa to osoba fizyczna, która świadczy usługi księgowe indywidualnym klientom lub jednej firmie. Oba rozwiązania mają swoje plusy i minusy, a Twój wybór powinien być dostosowany do potrzeb firmy. 

Kiedy można zmienić biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe możesz zmienić w dowolnym momencie, w którym uznasz to za stosowne. Planując zmiany weź pod uwagę terminy księgowe - dokonaj zmiany skutkującej po rozliczeniu miesiąca bądź kwartału i po złożeniu wszystkich wymaganych w związku z tym dokumentów. Niech nowe biuro rozpoczyna od 1 dnia kolejnego miesiąca, kwartału czy roku. W przypadku, gdy aktualny usługodawca wywiązuje się ze swoich obowiązków nieterminowo i nierzetelnie, powinieneś podjąć decyzje o zmianie jak najszybciej.

Sprawdź także: Działalność nierejestrowana - wszystko, co musisz wiedzieć