Przechowuj bezpiecznie dane swoje i swoich klientów zgodnie z RODO

Dane osobowe to wszelkie informacje o osobie fizycznej, pozwalające na bezpośrednie lub pośrednie zidentyfikowanie danej osoby. Do danych osobowych zaliczamy między innymi: imię i nazwisko, adres email, numer PESEL oraz IP.

Przetwarzanie danych osobowych oznacza jakąkolwiek operację wykonywaną na danych, taką jak: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Przetwarzanie może odbywać się w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany.

Zasadniczo, realizując zamówienie na rzecz kontrahenta, nie musisz pytać o zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w tym celu. W większości przypadków podstawą przetwarzania danych osobowych kontrahenta będzie zawarta pomiędzy Wami umowa, niezbędność przetwarzania danych do wypełnienia obowiązków prawnych przewidzianych w przepisach prawa (np. obowiązków na gruncie podatkowym) oraz rzadziej – tzw. prawnie uzasadniony interes administratora. Niezależnie od podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych kontrahenta, nie zapomnij o spełnieniu wobec niego obowiązku informacyjnego, tj. poinformowania go m.in. o tym, kto, w jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo będzie przetwarzał jego dane osobowe.

Fakturownia na bieżąco monitoruje ryzyko związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych oraz wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne niezbędne do zapewnienia ich bezpieczeństwa. Wdrożyliśmy m.in. środki chroniące dane przed ich ujawnieniem osobom nieuprawnionym, utratą, modyfikacją i nieuprawnionym dostępem. Dane wprowadzone do systemu są bezpiecznie przechowywane na serwerach znajdujących się w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, należących do firmy Amazon. Zapewniamy, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.

Dbamy, by wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych członków personelu, którzy zobowiązali się do zachowania ich w poufności. Ponadto podejmujemy niezbędne działania, by nasi podwykonawcy i inne podmioty współpracujące z Fakturownią dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych w Fakturowni sprawuje wyspecjalizowany zespół ds. ochrony danych osobowych pod nadzorem Inspektora Ochrony Danych.

W zależności od kategorii osób, których dane dotyczą, oraz celów przetwarzania ich danych osobowych przez Fakturownię, spółka może przetwarzać je w roli niezależnego administratora danych osobowych bądź podmiotu przetwarzającego dane osobowe w Twoim imieniu i na Twoją rzecz (tzw. procesora).

W większości przypadków dane wprowadzone do systemu Fakturownia przetwarzać będzie w roli podmiotu przetwarzającego. Dotyczy to m.in. danych osobowych Twoich kontrahentów (nabywców FV). Dane te przetwarzamy zgodnie z Twoimi wytycznymi i wyłącznie dla potrzeb realizacji zawartej z Tobą umowy o świadczenie usług elektronicznych. Powierzenie przetwarzania danych osobowych na rzecz Fakturowni odbywa się w oparciu o zaakceptowany przez Ciebie Regulaminu powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z RODO, przetwarzanie przez podmiot przetwarzający danych osobowych w imieniu administratora może odbywać się bądź na podstawie zawartej umowy powierzenia bądź w oparciu o inny instrument prawny, regulujący przedmiot i zasady przetwarzania powierzonych danych osobowych (np. regulamin). W przypadku serwisu fakturownia.pl powierzenie przetwarzania danych osobowych odbywa się w drodze akceptacji Regulaminu powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiącego integralną część Regulaminu serwisu. Oznacza to jednocześnie, że z chwilą zawarcia z nami umowy o świadczenie usług elektronicznych za pośrednictwem serwisu, powierzasz nam przetwarzanie swoich danych osobowych zgodnie z warunkami Regulaminu powierzenia przetwarzania danych osobowych. Regulamin ten stanowi skuteczną podstawę prawną powierzenia danych. Nie musisz zawierać z nami żadnej dodatkowej umowy.

Fakturownia pomaga Ci, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których powierzone dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO, jak również wywiązywać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.

Rejestrując się w systemie, wprowadź hasło, używaj silnych i unikalnych haseł dla różnych kont. Unikaj stosowania tych samych haseł na różnych platformach. Twórz hasła o długości co najmniej 14 znaków, zgodnie z zaleceniami CERT. Staraj się stosować hasła trudne do odgadnięcia, nie wykorzystuj wyrazów lub fraz związanych z Twoim życiem zawodowym lub prywatnym, potocznych lub popularnych wyrazów bądź określeń oraz sekwencji kolejnych znaków na klawiaturze. Pamiętaj, że hasło powinno być tajne – nie zapisuj go nigdzie i nie ujawniaj nikomu.
Loguj się do systemu zawsze ze strony https://fakturownia.pl – sprawdź, czy adres na stronie logowania zaczyna się od przedrostka https, oznaczającego protokół, odpowiadający za bezpieczeństwo połączenia.
Przy logowaniu do fakturownia.pl korzystaj tylko z zaufanych komputerów i urządzeń mobilnych.
Po zakończeniu pracy w systemie pamiętaj, by do wylogowania się użyć przycisku 'Wyloguj'.
Zastosuj zabezpieczenie dostępu dla wybranych IP oraz dwuetapową weryfikację logowania.