Masz pytania dotyczące KSeF? Odpowiadamy

Tak. Integracja z produkcyjnym środowiskiem KSeF jest w pełni dostępna dla wszystkich użytkowników. Po krótkiej konfiguracji i autoryzacji konta możesz bezpośrednio z Fakturowni wysyłać faktury do KSeF oraz pobierać z systemu faktury zakupowe. Fakturownia zapewnia pełną zgodność z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Wszystko na temat połączenia Fakturowni z KSeF znajdziesz w artykule KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku.

Integracja Fakturowni z KSeF działa przez API, co oznacza, że system łączy się automatycznie ze środowiskiem produkcyjnym KSeF. Po autoryzacji program może samodzielnie wysyłać i pobierać e-faktury, bez konieczności ręcznego eksportowania plików do rządowego systemu.
Do wyboru są dwa tryby pracy:

• automatyczny – po zapisaniu faktury Fakturownia od razu przesyła ją do KSeF
• ręczny – decydujesz dla każdej faktury, czy chcesz ją tylko zapisać w programie, czy od razu wysłać do KSeF

Dodatkowo integracja umożliwia obsługę statusów dokumentów oraz nadawanie uprawnień użytkownikom w ramach integracji.

Nie. Dla każdego użytkownika naszego systemu, integracja Fakturowni z KSeF jest dostępna za darmo, niezależnie od wybranego abonamentu, również w planie Micro. To oznacza, że wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe możesz wysyłać i odbierać z KSeF bez dodatkowych opłat.

Tak, integracja działa w tle – każda wystawiona faktura sprzedażowa trafi automatycznie do KSeF. Jeśli wolisz, możesz też wysyłać faktury ręcznie. Podobnie z odbieraniem dokumentów – faktury można pobierać automatycznie albo na żądanie użytkownika.

Tryb hybrydowy to dodatkowa opcja w ustawieniach integracji z KSeF, przygotowana na okres przejściowy. Jest ona skierowana do przedsiębiorców, którzy zostaną objęci obowiązkiem korzystania z systemu 1 kwietnia 2026 r.
W okresie przejściowym – od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r. – tryb hybrydowy umożliwia swobodne odbieranie dokumentów kosztowych z KSeF oraz dobrowolne wysyłanie faktur sprzedażowych, zanim powstanie ustawowy obowiązek korzystania z systemu.
Tryb hybrydowy jest domyślnie wyłączony. Należy go włączyć ręcznie przy pierwszym połączeniu integracji (jeśli jesteś przedsiębiorcą poniżej 200 mln obrotu).
Po 1 kwietnia tryb hybrydowy pozostanie dostępny m.in. dla mikroprzedsiębiorców, którzy nie są jeszcze objęci obowiązkiem. Pamiętaj jednak, że w momencie, gdy korzystanie z KSeF stanie się dla Ciebie obowiązkowe, należy ręcznie wyłączyć tryb hybrydowy w ustawieniach, aby przejść na pełną obsługę faktur ustrukturyzowanych. Więcej na temat trybu hybrydowego w artykule Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni.

Aby połączyć Fakturownię z KSeF musisz włączyć integrację na swoim koncie i przejść autoryzację. Aby jeszcze bardziej ułatwić Ci cały proces, przygotowaliśmy prosty konfigurator, który pokaże Ci jak należy aktywować integrację krok po kroku. Cały proces opisujemy też w artykule Jak połączyć Fakturownię z KSeF – manualne czy automatyczne uwierzytelnienie.

Autoryzacja w KSeF to proces, dzięki któremu Fakturownia uzyskuje uprawnienie do wysyłania i pobierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. Jest wymagana tylko na początku przy aktywowaniu integracji.

Tak – w Fakturowni możesz mieć jedno konto z kilkoma firmami, a każdą z nich autoryzujesz osobno w KSeF. Kluczowy jest NIP każdej spółki i przypisane do niej uprawnienia. Dla każdej firmy konfigurujesz osobne połączenia oraz nadajesz uprawnienia użytkownikom.

Tak, natomiast wysyłka będzie opóźniona do momentu otrzymania przez dokument numeru KSeF albo znacznika, że został on wystawiony w trybie offline, gdyż w obowiązkowym KSeF jest to konieczne, zanim faktura trafi do kontrahenta.

Tak, po API jest możliwe pobranie takich danych jak: status, numer faktury, rodzaj błędu, data wystawienia dokumentu oraz data wysyłki do KSeF. Więcej na temat API znajdziesz w artykule Dokumentacja KSeF API.

Tak, na liście faktur, w kolumnie "Status KSeF" będą widoczne informacje na temat poprawności wysłanego dokumentu lub ewentualnych błędów. Więcej na temat statusów w KSeF znajdziesz w artykule Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF.

Tak, nadal możesz wystawiać faktury, wysyłać je do klientów oraz masz dostęp do firmowych danych. Po włączeniu integracji z KSeF wysyłanie i odbieranie faktur w aplikacji mobilnej odbywa się ręcznie lub automatycznie. Ważne: wszystkie ustawienia dotyczące integracji, takie jak ręczne lub automatyczne pobieranie oraz wysyłka faktur do KSeF, uprawnienia czy certyfikaty robisz na swoim koncie w Fakturowni w wersji desktopowej.

Fakturownia nie będzie kompatybilna z odpowiednikami KSeF na rynkach zagranicznych, natomiast hiszpańska wersja Fakturowni – Bitfactura, będzie zintegrowana z VeriFactu (hiszpański KSeF).

W razie awarii KSeF nadal będzie można wystawiać faktury w Fakturowni i oznaczać je do wysyłki. System je zapisze, a następnie automatycznie prześle do KSeF w trybie offline, gdy tylko system KSeF ponownie zacznie działać. Więcej na temat trybu offline w artykule Tryby awaryjne offline i offline24.

Faktura odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, więc nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W takiej sytuacji możesz w Fakturowni poprawić dane i wysłać fakturę ponownie do KSeF.

Role i uprawnienia w KSeF określają, kto może wysyłać lub odbierać faktury w imieniu firmy. Istnieje także możliwość dania uprawnień w zakresie administrowania rolami / uprawnieniami innych użytkowników. Uprawnienia można nadawać zarówno osobom fizycznym, jak również innym podmiotom.

Uwierzytelnienie odbywa się np. przez podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowaną, Profil Zaufany, mObywatela, token lub certyfikat KSeF. Tokeny obowiązują do końca 2026 r. Certyfikat KSeF jest nową metodą uwierzytelniania, dostępną od listopada 2025 r. Integracja Fakturowni z KSeF opiera się na certyfikatach.

Autoryzację wykonuje się jednorazowo podczas konfiguracji integracji z KSeF na koncie. Po poprawnym uwierzytelnieniu system może wysyłać kolejne faktury przez API bez konieczności ponawiania autoryzacji przy każdej fakturze.

Autoryzację KSeF w firmie powinna wykonać osoba uprawniona do reprezentowania podatnika, czyli najczęściej właściciel firmy, członek zarządu lub inna osoba formalnie umocowana poprzez ZAW-FA. Autoryzacji może dokonać również sam podatnik, czyli właściciel firmy w przypadku JDG lub podmiot (np. spółka) posługujący się pieczęcią elektroniczną. To ona ma prawo pierwszego logowania do KSeF i może nadać dalsze uprawnienia. Po autoryzacji właściciel (lub reprezentant) może przyznać dostęp pracownikom lub księgowemu – zarówno do wystawiania, jak i odbierania faktur w KSeF.

Nie. Uprawnienia do obsługi KSeF muszą zostać nadane ręcznie każdemu użytkownikowi bez wyjątku (dotyczy to również Właściciela konta oraz Administratora). Konfigurację wykonasz w zakładce Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia (sekcja Szczegóły i uprawnienia). Ważne: Jeśli obsługujesz kilka firm, uprawnienia dla użytkowników musisz skonfigurować oddzielnie dla każdego numeru NIP zintegrowanego z KSeF. Bez nadanego dostępu użytkownik nie zobaczy przycisków „Wyślij do KSeF” ani „Pobierz z KSeF”. Dodatkowo, wystawiane przez niego dokumenty nie zostaną wysłane do KSeF automatycznie (nawet jeśli na koncie jest włączona automatyzacja wysyłki). Więcej na temat uprawnień w artykule KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić.

Pieczęć elektroniczna nie jest wymagana, ale tylko taka pieczęć pozwala na uwierzytelnienie w KSeF jako spółka, a nie osoba fizyczna uprawniona do działania w jej imieniu. Korzystając z pieczęci elektronicznej, uzyskasz certyfikat KSeF wystawiony bezpośrednio na podmiot, a nie na osobę fizyczną, która ten podmiot reprezentuje. Posiadanie pieczęci elektronicznej i korzystanie z niej w KSeF może być bezpieczniejsze i organizacyjnie korzystniejsze.

W KSeF może uwierzytelnić się osoba fizyczna korzystająca z podpisu kwalifikowanego, który posiada identyfikator NIP lub PESEL. Istnieją podpisy kwalifikowane, które nie zawierają identyfikatora NIP ani PESEL. Należy wówczas zgłosić dane unikalne powiązane z podpisem kwalifikowanym należącym do danej osoby (na przykład obcokrajowca) w zawiadomieniu ZAW-FA. Jest to tak zwany "odcisk palca podpisu". Po wprowadzeniu danych ze zgłoszenia ZAW-FA do systemu przez urzędnika, będzie możliwe uwierzytelnianie się w KSeF przez osobę nieposiadającą nadanego numeru PESEL przy użyciu podpisu elektronicznego.

Tokeny i certyfikaty to narzędzia, które służą do uwierzytelnienia w KSeF. Zarówno token jak i certyfikat wykorzystuje się do integracji KSeF z programami finansowo-księgowymi. Tokeny będą działać tylko do końca 2026 r. Od 2027 r. integracja z systemami fakturowymi będzie możliwa jedynie z użyciem certyfikatu KSeF. Integracja Fakturowni z KSeF opiera się wyłącznie na certyfikatach, gdyż tokeny są rozwiązaniem tymczasowym i nie zapewniają obsługi wszystkich trybów.

W KSeF rozróżnia się dwa rodzaje certyfikatów:

• certyfikat do uwierzytelnienia – pozwala na połączenie systemu fakturowania z KSeF i wysyłanie faktur w trybie online
• certyfikat do trybu offline (awaryjnego) – umożliwia działanie integracji, gdy standardowa wysyłka online jest niedostępna, np. przy awarii systemu

Do poprawnego działania integracji potrzebujesz obu certyfikatów zgodnie z instrukcją dostarczoną przez KSeF.

Certyfikat KSeF będzie ważny maksymalnie 2 lata (od daty wytworzenia lub wskazanej daty startu). Po jego upływie certyfikat należy odnowić, składając nowy wniosek.

Zgodnie z najnowszymi wytycznymi Ministerstwa Finansów dla numeru PESEL (np. JDG) limit został zwiększony z 2 do 6 aktywnych certyfikatów. Natomiast dla numeru NIP (np. spółki) limit pozostaje bez zmian i wynosi 100 aktywnych certyfikatów. Warto pamiętać, że poza limitem aktywnych kluczy, obowiązuje również 30-dniowy limit żądań wydania nowych certyfikatów (12 dla PESEL i 300 dla NIP). Jeśli przekroczysz tę liczbę, kolejna próba wygenerowania certyfikatu będzie możliwa dopiero po upływie miesiąca.

To zależy od metody uwierzytelniania z KSeF i rodzaju używanego identyfikatora.

Jeżeli podmiot (np. spółka) posiada pieczęć elektroniczną lub podpis kwalifikowany powiązany z NIP, to zgodnie z dokumentacją techniczną KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów dopuszcza generowanie wielu certyfikatów. W takiej sytuacji można nadać im indywidualne nazwy i wykorzystywać je w różnych systemach lub na różnych stanowiskach.

W przypadku powiązania certyfikatu z PESELem (np. podpis zaufany w JDG), KSeF dopuszcza tylko jedną aktywną parę certyfikatów na dany NIP. Oznacza to, że certyfikaty wygenerowane w Aplikacji Podatnika muszą być używane spójnie we wszystkich systemach integrujących się z KSeF – nie jest możliwe równoległe korzystanie z różnych zestawów certyfikatów dla jednego NIP.

Nie. Certyfikat wygenerowany przez Fakturownię do integracji z KSeF, w ramach Uwierzytelnienia automatycznego, jest przeznaczony wyłącznie do użytku w ramach tej konkretnej integracji i nie może być wykorzystany w innym programie. Jeśli chcesz korzystać z KSeF w innym oprogramowaniu, należy wygenerować certyfikat bezpośrednio w KSeF i skonfigurować go w danym systemie, a w Fakturowni skorzystać z opcji Uwierzytelnienia manualnego, by użyć wygenerowanych certyfikatów.

Tak, certyfikaty wygenerowane w okresie przejściowym (listopad 2025 – styczeń 2026) za pośrednictwem modułu MCU zachowują swoją pełną ważność i są honorowane w środowisku produkcyjnym KSeF.

Sam moduł MCU był rozwiązaniem tymczasowym, mającym ułatwić firmom wcześniejsze przygotowanie do zmian. Obecnie (od lutego 2026 r.) proces zarządzania certyfikatami odbywa się już wyłącznie w docelowy sposób:

• w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 – gdzie możesz samodzielnie generować i unieważniać certyfikaty
• bezpośrednio przez API KSeF 2.0 – co pozwala systemom takim jak Fakturownia na płynną komunikację z MF

Jeśli posiadasz już aktywny certyfikat z MCU, nie musisz go wymieniać – będzie on działał aż do daty wygaśnięcia lub momentu, w którym zdecydujesz się go unieważnić.

Skorzystaj z Uwierzytelnienia manualnego, by wgrać certyfikaty. Zobacz wideo jak wgrać certyfikat do Fakturowni.

Spółka może mieć własny certyfikat i wspólnik prowadzący JDG niezależnie może mieć własny certyfikat. Jeśli spółka nie ma pieczęci elektronicznej, to nie uzyska certyfikatu "na spółkę". W takiej sytuacji musi upoważnić wspólnika do działania w KSeF w imieniu spółki. Wspólnik wówczas generuje swój certyfikat, którym posługuje się do uwierzytelniania w systemie spółki zintegrowanym z KSeF.

Formularz składasz do właściwego urzędu skarbowego w formie papierowej lub elektronicznej (np. przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy), przy czym dokument musi zostać podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki.

Tak – ZAW-FA służy m.in. do wskazania osoby, która będzie uprawniona do działania w KSeF w imieniu podmiotu. Wniosek musi podpisać osoba uprawniona do reprezentacji/pełnomocnik.

Jako osoba prowadząca działalność gospodarczą nie musisz składać ZAW-FA, aby zalogować się do KSeF. Wystarczy, że użyjesz jednej z wielu dostępnych metod uwierzytelniania. ZAW-FA pojawia się wtedy, gdy chcesz nadać uprawnienia administratora innej osobie (częściej dotyczy spółek).

Przy integracji Fakturowni z KSeF proces tworzenia dokumentów pozostaje bez zmian. Różnica dotyczy jedynie sposobu wysyłki – ręcznego lub automatycznego.
Przy integracji ręcznej po zapisaniu dokumentu są dostępne dwa przyciski:

• Zapisz i wyślij do KSeF – widoczny tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami
• Zapisz – umożliwiający zapis bez wysyłki, np. do późniejszej edycji lub akceptacji

Przy integracji automatycznej dokument będzie wysyłany do KSeF automatycznie po kliknięciu Zapisz, również tylko przez użytkowników z uprawnieniami. Instrukcje dotyczące wysyłki wraz z materiałem wideo znajdziesz w artykule Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF.

Zgodnie z aktualnymi wymogami KSeF, faktury należy wysyłać online, czyli na bieżąco po wystawieniu dokumentu. W wersji produkcyjnej KSeF jest dostępny tryb offline24, gdzie fakturę należy dosłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu. Tryb offline24 może być wykorzystywany w sytuacji, gdy system KSeF działa prawidłowo, natomiast po stronie przedsiębiorcy występują problemy techniczne uniemożliwiające mu wystawienie i wysłanie faktury. Więcej na temat trybu offline24 w artykule Tryby awaryjne offline i offline24.

Jeśli na koncie jest aktywna opcja automatycznego wysyłania faktur sprzedażowych do KSeF, to dokument zostanie wysłany do KSeF od razu po wystawieniu. Natomiast, jeżeli na koncie jest zaznaczona ręczna wysyłka faktur do KSeF, to należy każdą fakturę zaznaczyć, a następnie kliknąć „Wyślij do KSeF". Faktury wystawione w KSeF na rzecz polskich podmiotów gospodarczych (B2B) nie będą podlegały przekazywaniu w inny sposób (np. mailami). Nabywca taką fakturę odbiera w KSeF.

Możesz wystawić fakturę bez konieczności wysłania jej od razu do KSeF, jeśli korzystasz z ręcznej wysyłki faktur do KSeF. W tym przypadku dopiero zaznaczenie faktury i kliknięcie przycisku "Wyślij do KSeF" spowoduje jej wysyłkę. Pamiętaj tylko o poprawnej dacie wystawienia w dniu wysyłania faktury oraz terminie wysyłki faktur do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym (tryb offline24).

Jeśli wystawisz fakturę dzisiaj, data wystawienia i data sprzedaży będą takie same. Jeśli wystawisz fakturę później, data sprzedaży będzie wcześniejsza niż data wystawiania faktury. Masz czas do 15. dnia następnego miesiąca, żeby wystawić fakturę za sprzedaż zrealizowaną w dniu dzisiejszym.
Jeśli data wystawienia na fakturze jest dzisiejsza to faktura będzie wystawiona online. Jeśli data wystawienia na fakturze jest wczorajsza to będzie wystawiona w trybie offline24. Jeśli opóźnienie jest większe, rozważ zmianę daty wystawienia faktury na bieżącą i dopiero wyślij ją do KSeF. Wysłanie do KSeF faktury kilka dni po dacie wystawienia technicznie jest możliwe, KSeF taką fakturę przyjmie i oznaczy jako fakturę wystawioną offline, narażamy się tylko na sankcje za nieterminowe wystawienie dokumentu.

Tak. Dokument po poprawnej wysyłce otrzymuje status oraz numer KSeF i nie jest ponownie wysyłany.

Aby Fakturownia mogła poprawnie wystawiać Twoje dokumenty w ramach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, muszą one spełniać wymogi KSeF. W związku z tym integracje, z których korzystasz (np. te z platformami e-commerce), mogą wymagać dostosowania do udostępnionej przez nas dokumentacji API KSeF. Integracje autorstwa Fakturowni zostały już dostosowane i są gotowe na połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur.

Nie przewidujemy takiego rozwiązania w naszej integracji. W ustawieniach integracji jest możliwość automatycznej wysyłki faktur do KSeF tuż po jej wygenerowaniu, albo ręczna wysyłka w dowolnym momencie dnia, jednak nie później niż w ciągu 24 h od wystawienia faktury, jak wynika z obowiązku KSeF.

Nie ma możliwości włączania automatu czasowo. Jeśli włączysz automatyczną wysyłkę na koncie, wszystkie faktury wystawiane w tym czasie będą od razu przesyłane do KSeF, natomiast faktury wystawione wcześniej ręcznie muszą być wysłane oddzielnie ręcznie, np. zbiorczo.

Na chwilę obecną ustawienia dotyczące wysyłki faktur do KSeF są takie same dla całego konta i będą działały niezależnie od liczby firm czy dostępnych działów. Takie rozwiązanie zapewnia spójność na koncie, ogranicza ryzyko błędów i pominiętych wysyłek oraz ułatwia weryfikację, które faktury zostały przesłane do KSeF.

W KSeF o momencie wystawienia faktury decyduje chwila jej przesłania do systemu i nadania numeru KSeF, a nie sama data widniejąca na dokumencie. Oznacza to, że faktura jest uznana za wystawioną dopiero w momencie jej skutecznego przyjęcia przez KSeF.
Jeżeli system nie zdąży wysłać faktury do KSeF w dniu sprzedaży, tylko faktura zostanie przyjęta przez KSeF w kolejnym dniu, będzie ona oznaczona jako wystawiona w trybie offline. Jest to jak najbardziej poprawne, bo czas na przesłanie faktury wystawionej w trybie offline24 jest do końca kolejnego dnia roboczego od daty wystawienia wskazanej w treści faktury.

Tak. Wystarczy, że na liście faktur zaznaczysz checkboxy przy wszystkich dokumentach do przesłania i klikniesz przycisk "Wyślij do KSeF". W jednej masowej wysyłce możesz wysłać 100 faktur. Jeśli wysyłasz więcej dokumentów, będą one wysyłane po kolei, a ich status wysyłki będzie się stopniowo zmieniał z "W trakcie" na "Wysłano poprawnie".

Tak, każda faktura, niezależnie od tego czy została wysłana podczas wysyłki zbiorczej, czy osobno, ma nadawany indywidualny numer KSeF, który umożliwia później identyfikację dokumentu.

Tak, faktury można wysyłać w innej kolejności, należy jedynie pamiętać, że wszystkie dokumenty powinny trafić do KSeF tego samego dnia, w którym zostały wystawione.

W Fakturowni nadal jest taka opcja, natomiast nie ma potrzeby wysyłania faktury mailem do kontrahenta w Polsce, bo każda wystawiona faktura sprzedażowa jest od razu wysyłana automatycznie do KSeF, skąd polski kontrahent może ją pobrać w dowolnym momencie. W przypadku kontrahentów zagranicznych lub konsumentów faktury należy przekazywać tak, jak dotychczas, na przykład mailowo. Więcej informacji na temat wysyłki mailem w KSeF znajdziesz w artykule Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF.

Tak, w takiej sytuacji zalecamy włączenie trybu hybrydowego KSeF w zakładce Ustawienia > Ustawienia KSeF > Ustawienia. W trybie hybrydowym system pobiera dokumenty kosztowe (Wydatki) z KSeF, natomiast dokumenty sprzedażowe wysyłasz do KSeF tylko, jeśli chcesz (wybierasz je ręcznie). Dzięki temu faktury, których nie wysyłasz do KSeF, nadal możesz edytować i wysyłać e-mailem na dotychczasowych zasadach. Po 1 kwietnia tryb hybrydowy pozostanie dostępny m.in. dla mikroprzedsiębiorców, którzy nie są jeszcze objęci obowiązkiem. Pamiętaj jednak, że w momencie, gdy korzystanie z KSeF stanie się dla Ciebie obowiązkowe, należy ręcznie wyłączyć tryb hybrydowy w ustawieniach, aby przejść na pełną obsługę faktur ustrukturyzowanych. Więcej na temat trybu hybrydowego w artykule Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni.

Jeśli wystawiasz fakturę jako polski podatnik (z polskim NIP) i jest to faktura w rozumieniu polskich przepisów VAT, to trafia ona do KSeF także wtedy, gdy dotyczy WDT lub eksportu. Kontrahent zagraniczny nie odbierze jej z KSeF, więc dodatkowo przekazujesz mu dokument np. w formie PDF poza KSeF tak, jak dotychczas.

Wystawianie faktur dla osób fizycznych jest w KSeF dobrowolne. O wystawianiu faktur dla konsumentów w KSeF decyduje sprzedawca. W ustawieniach integracji z KSeF w Fakturowni możesz ustawić, czy takie dokumenty mają być przesyłane do KSeF.

Nie, do KSeF są wysyłane tylko faktury lub faktury korygujące. Pozostałe dokumenty są poza KSeF. Jeśli któryś z dokumentów będzie potrzebny klientowi, wysyłamy mu go w ten sam sposób, w jaki do tej pory się z klientem komunikowaliśmy.

Do końca 2026 r. paragony z NIP do 450 zł, chociaż uznawane za faktury uproszczone, będą wyłączone z wysyłki do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. wszystkie faktury uproszczone będą musiały być wystawiane w KSeF. Paragon z NIP przestanie być fakturą uproszczoną – jeśli wystawisz taki paragon, konieczne będzie wystawienie do niego faktury ze znacznikiem "FP" w KSeF.

Tak, jeśli na koncie nie masz włączonej opcji automatycznej wysyłki faktur do KSeF tylko ręczną wysyłkę, to po utworzeniu dokumentu i jego zapisaniu można go dowolnie edytować, a następnie wysłać. Po wysyłce dokumentu do KSeF nie ma możliwości edycji dokumentu.

Tak, bez względu na status nabywcy i stawkę fakturę należy wysłać do KSeF. W strukturze XML e-faktury KSeF wprowadzono uszczegółowienie dla stawki VAT 0% i wyodrębniono stawki 0 KR (dla transakcji krajowych) oraz 0 WDT i 0 EX dla transakcji zagranicznych.

Nie, ponieważ dokument przed otrzymaniem go przez klienta, musi być najpierw wysłany do KSeF, a wysłanych faktur do KSeF nie można już edytować.

Nie, nie można wydrukować faktury przed jej wystawieniem. Jeśli przed wystawieniem faktury chcesz udostępnić dokument klientowi, skorzystaj z faktury proforma.

Tak, możesz wyeksportować dokumenty z zewnętrznego systemu i zaimportować je do Fakturowni. Sposób wysyłki do KSeF zależy od ustawień integracji na koncie. Przy ręcznej wysyłce faktur do KSeF, po imporcie zaznacz dokumenty na liście i kliknij "Wyślij do KSeF". Przy automatycznej wysyłce zaimportowane dokumenty zostaną wysłane do KSeF automatycznie, bez potrzeby wykonania dodatkowych czynności. Ważne: przed zaimportowaniem dokumentów do Fakturowni upewnij się, że są one zgodne z wymogami KSeF, gdyż przy aktywnej automatycznej wysyłce, faktury zostaną przesłane do KSeF zaraz po ich dodaniu do Fakturowni.

W Fakturowni nie ma możliwości, by wysłać do KSeF dwa razy tę samą fakturę. Jeśli dokument ma już w Fakturowni znacznik, że został wysłany do KSeF, to nie da się go wysłać ponownie.

Faktury cykliczne są wysyłane z Fakturowni do KSeF jak każda inna faktura sprzedażowa – automatycznie lub ręcznie, w zależności od ustawień wysyłki w integracji.

Jeśli faktura nie została wysłana w dniu wystawienia, nie ma potrzeby tworzenia nowego dokumentu. Jeżeli minął tylko 1 dzień (np. wystawiona wczoraj) – po prostu wyślij ją dziś. System obsłuży ją w trybie offline i nic złego się nie stanie.
Jeżeli minęło kilka dni – przed wysyłką zmień w systemie datę wystawienia na aktualną, a następnie kliknij „Wyślij do KSeF". Kluczowe jest, aby faktura miała właściwą datę wystawienia przed wysłaniem, jeśli opóźnienie jest większe niż jeden dzień.

Nie ma potrzeby opóźniać wysyłki. Przy obowiązkowym KSeF faktura musi zostać przesłana najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu, niezależnie od tego, czy została opłacona. Opóźnianie wysyłki do momentu płatności mogłoby spowodować naruszenie obowiązku przesyłania dokumentów do systemu.

Dla takich przypadków przewidziany został w KSeF tryb offline24. Użycie trybu offline24 pozwala na dosłanie faktury do KSeF najpóźniej do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Pamiętaj, że fakturę uważa się za doręczoną nabywcy dopiero w momencie nadania jej numeru KSeF. Może to mieć znaczenie, jeśli wystawiasz faktury na przełomie miesięcy.

Tak, system umożliwia wysyłkę faktur do KSeF bezpośrednio z poziomu API. API umożliwia wysyłkę faktur do KSeF zarówno podczas ich tworzenia (gov_save_and_send=true), jak i dla już wystawionych dokumentów. Dostępne jest również sprawdzanie statusu wysyłki oraz pobranie numeru KSeF. Szczegóły w dokumentacji: https://github.com/fakturownia/API/blob/master/KSeF.md.

Dokumentacja KSeF nie określa gwarantowanego czasu nadania numeru KSeF dla pojedynczej faktury. Numer KSeF jest nadawany po skutecznej walidacji i przyjęciu faktury przez system. Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany jako system asynchroniczny i skalowalny, z mechanizmami alternatywnymi (offline) na wypadek przeciążenia lub niedostępności.
W praktyce należy przyjąć, że nadanie numeru KSeF następuje zazwyczaj do kilku minut po wysyłce w trybie online, chyba że wystąpi zwiększone obciążenie systemu lub przesłanki do zastosowania trybów offline. W naszym systemie, w przypadku długiego czasu oczekiwania na odpowiedź KSeF, dokumenty będą automatycznie obsługiwane w trybie offline24, tak aby nie zaburzać ich bieżącego przepływu.

Jeżeli masz włączoną automatyczną wysyłkę – faktury zgromadzone w kolejce offline zostaną przesłane do KSeF automatycznie, gdy tylko system wróci online. Jeżeli wysyłasz faktury ręcznie – po powrocie online możesz je przesłać zbiorczo, klikając „Wyślij do KSeF".

Faktury kosztowe można pobierać zarówno ręcznie, jak i automatycznie, w zależności od ustawień integracji. Dokumenty pobrane z KSeF mają oznaczenie KSeF i można je filtrować. Więcej na temat pobierania wydatków z KSeF znajdziesz w artykule Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?

Nie – KSeF obsługuje tylko faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF. Faktury od zagranicznych kontrahentów (UE i spoza UE) nie pojawią się w KSeF i należy je wprowadzić samodzielnie w systemie księgowym, np. w Fakturowni, aby mogły trafić do rozliczenia.

Nie, w Fakturowni nie wybierasz pojedynczych faktur do pobrania, ponieważ system pobiera wszystkie dokumenty, które są dostępne w KSeF dla Twojego NIP. Możesz natomiast zdecydować, czy pobierasz je automatycznie, czy ręcznie. Jeśli pobierzesz błędną fakturę lub wystawioną dla transakcji, w której nie uczestniczyłeś – wówczas należy wyjaśnić to z wystawcą, bo to on ma obowiązek wystawić korektę. W Fakturowni taki wydatek możesz oznaczyć jako niepodlegający księgowaniu, żeby nie powodował on zamieszania w rozliczeniach.

Tak, jest to funkcjonalność dostępna w ramach konta w Fakturowni, niezależnie od KSeF. Aby opisać fakturę, należy skorzystać z sekcji "komentarz" na dokumencie. Natomiast jeśli chcemy pozostawić komentarz dla księgowej na fakturze, to po dodaniu księgowej do Fakturowni, korzystamy z sekcji "komunikacja z księgową" na dole dokumentu.

UPO, czyli Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, jest automatycznie dołączane do każdego dokumentu wysłanego do KSeF. Należy pamiętać, że UPO w samym systemie KSeF nie zawsze generuje się od razu po nadaniu numeru KSeF, dlatego w Fakturowni może się ono pojawić przy fakturze z niewielkim opóźnieniem. Poświadczenie jest dołączane w formie załącznika do faktury. W razie potrzeby dla każdego dokumentu można pobrać UPO.

Jeżeli Twój dostawca nie wystawia faktur w KSeF (bo nie ma jeszcze obowiązku lub nadal korzysta z tradycyjnych metod), nie pobierzesz ich z systemu, ponieważ tam ich po prostu nie ma. W takiej sytuacji zbieraj dokumenty kosztowe jak dotychczas – w formie PDF, papierowej, e-maila lub EDI, w zależności od tego, jak je otrzymujesz od dostawcy. Następnie wprowadź je do Fakturowni ręcznie, importem lub automatycznie jako zwykłe faktury kosztowe.
Pobieranie dokumentów z KSeF dotyczy wyłącznie faktur, które faktycznie trafiły do systemu. W okresie przejściowym część kosztów może być w KSeF, a część poza nim. Twój obowiązek korzystania z KSeF nie nakłada na dostawcę obowiązku wysyłania faktur do KSeF, dopóki nie jest on objęty tym obowiązkiem lub nie zdecyduje się robić tego dobrowolnie.

Tak, jeśli faktura nie istnieje w KSeF (np. od zagranicznych kontrahentów), to trzeba ją dodać ręcznie, za pomocą importu, funkcji OCR lub inbox – skrzynka odbiorcza na wydatki.

Wystawianie faktur wygląda jak dotychczas, jedynie po wystawieniu faktury należy kliknąć przycisk "Wyślij do KSeF" (jeśli będzie na koncie włączona ręczna wysyłka do KSeF). W przypadku aktywnej opcji automatycznej wysyłki – po wystawieniu faktury, dokument zostanie wysłany do KSeF od razu. Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF.

Wdrożenie KSeF nie wpływa na zmianę przepisów w zakresie terminów wystawienia faktury. Technicznie jest możliwość wystawienia w KSeF faktury z datą wsteczną. Zostanie ona automatycznie oznaczona jako wystawiona w trybie offline, a w przypadku kiedy data przesłania takiej faktury do KSeF będzie późniejsza niż wymagana przepisami dla trybów offline, możesz narazić się na sankcje ze strony organów podatkowych.

Wystawianie i rozliczanie faktur zaliczkowych należy wykonywać zgodnie z artykułem Tworzenie faktury zaliczkowej do zamówienia.

Nie. Wystawienie kilku faktur w okresie dobrowolnym nie zobowiązuje do dalszego korzystania z KSeF przed terminami ustawowymi. Obowiązek zacznie działać dopiero zgodnie z harmonogramem.

Firmom, które od 1.02 nie mają jeszcze obowiązku wystawiania faktur w KSeF, zalecamy na początku włączenie trybu hybrydowego w naszej integracji KSeF. Więcej na temat tego trybu znajdziesz w artykule Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026

W przypadku korekty faktury nic się nie zmienia – wystawiasz fakturę korygującą do pierwotnej faktury (np. na minus/plus albo korektę danych) zgodnie z zasadami, które już znasz z artykułu Jak utworzyć korektę do faktury. Różnica jedynie polega na tym, że korekta – tak jak faktura pierwotna – trafi do KSeF i będzie miała swój status oraz numer KSeF.

Tak, można, a nawet będzie taki obowiązek, żeby wystawiać w KSeF wszystkie faktury. Dotyczy to również faktur korygujących, jeśli faktura pierwotna / korygowana została wystawiona poza KSeF (np. zanim zostanie on wdrożony). KSeF przewiduje i obsługuje takie sytuacje.

Tak, możesz wystawić kolejne faktury korygujące do tego samego dokumentu, jeśli jest taka potrzeba.

Tak – korekty dokumentów, które podlegają KSeF, również są wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur.

Nie, w KSeF nie ma już możliwości wystawienia noty korygującej. Jedynym sposobem na poprawę błędu na fakturze w KSeF jest sporządzenie faktury korygującej i przesłanie jej do KSeF.

Dla faktur wystawionych w KSeF nie wystawia się duplikatów. Można je w każdej chwili ponownie pobrać z KSeF, w którym będą archiwizowane przez 10 lat.

Fakturownia nie posiada dedykowanego miejsca na dokumencie, gdzie można dodać załączniki w formacie (tylko i wyłącznie) XML, które byłyby akceptowane przez KSeF. Oczywiście użytkownik ma możliwość dołączania różnego rodzaju załączników do dokumentu i przesyłania ich np. mailowo do klienta, jednak nie stanowią one integralnej części faktury i tym samym nie będą przesyłane do KSeF.

Tak. Z wejściem obowiązkowego KSeF możesz mieć nadal własną numerację faktur w Fakturowni. KSeF nadaje wyłącznie własny numer identyfikujący, który służy do potwierdzenia jej skutecznego przyjęcia do systemu KSeF.

Tak, faktury dla zagranicznego kontrahenta trzeba wystawiać w KSeF. Nie ma znaczenia status czy siedziba nabywcy. O wyłączeniu z obowiązku fakturowania w KSeF (np. dla odbiorców indywidualnych) decydują przepisy. Pamiętaj, że nabywca zagraniczny nie korzysta z KSeF, dlatego – pomimo wystawienia w KSeF – fakturę przekazujesz kontrahentowi w uzgodnionej formie (np. PDF e-mailem).

Tak, bez względu na kraj siedziby twojego kontrahenta fakturę należy wystawić w KSeF i będzie ona miała nadany w KSeF indywidualny numer. Pamiętaj, żeby fakturę przekazać kontrahentowi poza KSeF, w uzgodnionej z nim formie (np. PDF).

Tak. Wizualizacja może być w innym języku, ale musi być zgodna pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) z danymi w pliku XML, przesłanym do KSeF. Wdrożenie KSeF nie wpływa na możliwość wydania zagranicznemu odbiorcy faktury w języku innym niż polski.

Nie, w Fakturowni to rozwiązanie nie jest dostępne.

KSeF nie daje możliwości usunięcia otrzymanej faktury, tak jak to funkcjonuje obecnie. Samo otrzymanie faktury w KSeF nie zobowiązuje nas do jej zapłaty.
Jeśli w KSeF dostaniemy fakturę od podmiotu, z którym nie mieliśmy nigdy do czynienia, możemy:

• zgłosić fakturę administracji podatkowej jako scamową
• ukryć taką fakturę na naszym koncie w KSeF
• nie księgować takiej faktury

Tak. „KSeF DEMO" oznacza połączenie z demonstracyjnym środowiskiem KSeF (testowym), niezależnym od produkcji. Dane i uprawnienia z DEMO nie przechodzą automatycznie do wersji produkcyjnej. Należy też przejść osobno uwierzytelnienie, przechodząc na wersję produkcyjną.

Aby włączyć demo integracji z KSeF i przetestować wysyłanie e-faktur bez skutków podatkowych:

• Zaloguj się do Fakturowni na konto firmy, którą chcesz połączyć z KSeF (DEMO).
• Wejdź w zakładkę Ustawienia > Integracje i dodatki i znajdź kafelek KSeF (DEMO).
• Kliknij Aktywuj, wybierz numer NIP firmy i pobierz plik autoryzacyjny.
• Podpisz pobrany plik: możesz użyć Profilu Zaufanego (ePUAP), kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci, w zależności od formy prawnej firmy.
• Wgraj podpisany plik do Fakturowni i kliknij Wyślij. Po chwili zobaczysz komunikat o pomyślnie przeprowadzonej autoryzacji.

Szczegółowy opis aktywacji demo znajdziesz w Bazie Wiedzy, we wpisie Jak połączyć Fakturowię z KSeF (Demo) – autoryzacja integracji krok po kroku.

Jeśli masz aktywną integrację KSeF DEMO, to albo możesz ją odinstalować, a potem włączyć KSeF, albo od razu włączyć integrację KSeF bez ręcznego rozłączania się z KSeF DEMO. Aktywacja integracji produkcyjnej automatycznie wyłącza wersję DEMO. Wszystko na temat połączenia Fakturowni z KSeF znajdziesz w artykule KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku.

Nie. Każda integracja zawiera różne certyfikaty uwierzytelniające. Dla KSeF DEMO generowane są w Aplikacji Podatnika DEMO, a dla KSeF generowane są w MCU (funkcjonuje do końca stycznia 2026 r.) i Aplikacji Podatnika (tu zostaną przeniesione certyfikaty z MCU od 01.02.2026 r.).
Dlatego integracji musisz dokonać osobno w środowisku produkcyjnym. Wszystko na temat połączenia Fakturowni z KSeF znajdziesz w artykule KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku.

Nie. W każdym środowisku uprawnienia należy nadać odrębnie. Uprawnienia nadane w środowisku przedprodukcyjnym (demo) nie będą widoczne i aktywne w środowisku produkcyjnym KSeF, które będzie dostępne po 1 lutego 2026. Więcej na temat uprawnień w integracji znajdziesz w artykule KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić.

Połączenie konta w Fakturowni z KSeF ułatwi wystawianie i odbieranie faktur z systemu KSeF. Nie ma wpływu na możliwość połączenia z KSeF Twojej księgowej. Aby Twoja księgowa mogła za pomocą swojego programu księgowego odczytywać Twoje faktury (lub wystawiać faktury w Twoim imieniu), musisz w systemie KSeF nadać swojej księgowej odpowiednie uprawnienia. Albo nadać księgowej uprawnienia do Fakturowni – wszystko zależy od modelu współpracy z księgową.

Jeśli księgowy zostanie upoważniony przez ZAW-FA to będzie miał uprawnienia właścicielskie. Dotyczy to dowolnej osoby upoważnionej przez ZAW-FA, np. wirtualnej asystentki, informatyka itp.

W Fakturowni masz do wyboru dwie opcje:

• Nadanie dostępu dla księgowej – to rekomendowane przez nas rozwiązanie. Dodając swoją księgową jako nowego użytkownika (dostęp jest darmowy), umożliwiasz jej podgląd faktur w czasie rzeczywistym, samodzielne pobieranie faktur na koniec miesiąca oraz komunikację z Tobą za pomocą komentarzy dodawanych pod fakturą. Księgowa może też z poziomu Fakturowni wygenerować JPK.
• Korzystanie z eksportów w Fakturowni – dzięki licznym eksportom, jakie znajdziesz w systemie w zakładce Eksporty/Wydruki oraz Integracje i dodatki, możesz samodzielnie eksportować dokumenty do odpowiednich plików i przekazywać je księgowej.

ZAW-FA musi być podpisane zgodnie z reprezentacją określoną w dokumentach rejestrowych podmiotu. Jeśli księgowy jest uprawniony do reprezentowania podmiotu, może taki dokument podpisać. Jeśli nie, może go fizycznie złożyć w urzędzie, ale podpisać wniosek ZAW-FA muszą uprawnione osoby.